Selamatkan Khazanah Sejarah, Diskarpus Depok Serahkan Arsip Inaktif dan Arsip yang Akan Dimusnahkan
DEBAR.COM.-DEPOK- Upaya penataan dan penyusutan arsip di lingkungan Pemerintah Kota Depok, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok melaksanakan serah terima arsip inaktif yang dipindahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) serta arsip yang akan dimusnahkan dari sejumlah Perangkat Daerah. Kegiatan tersebut ditandai dengan penandatanganan berita acara pemindahan dan rencana pemusnahan arsip.
Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Diskarpus Kota Depok, Yulia Oktavia mengatakan, sebelum pelaksanaan serah terima, pihaknya telah melakukan identifikasi terhadap arsip inaktif dari tiga perangkat daerah yang memiliki frekuensi penggunaan rendah dan telah memasuki masa penyusutan sesuai ketentuan kearsipan.
“Arsip yang telah kami identifikasi berasal dari Badan Keuangan Daerah (BKD), Kecamatan Beji, dan Dinas Kesehatan. Untuk BKD, arsip yang direncanakan untuk dimusnahkan berupa dokumen pertanggungjawaban keuangan atau SPJ keuangan tahun 1999 hingga 2015,” ujar Yulia Oktavia, Kamis (11/06/2026).
Selain dokumen SPJ keuangan, Yulia mengatakan, terdapat pula arsip Surat Perintah Tugas Tertentu (SPTT) yang sempat diusulkan untuk dimusnahkan. Namun, berdasarkan hasil konsultasi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), arsip tersebut masih harus melalui proses penilaian ulang sehingga belum dapat dimusnahkan bersamaan dengan arsip keuangan.
“Untuk arsip SPTT, hasil konsultasi dengan ANRI menyarankan agar dilakukan penilaian kembali karena memiliki karakteristik yang berbeda. Oleh sebab itu, proses pemusnahannya belum dapat dilakukan dalam tahap ini,” jelasnya.
Sementara itu, dari Kecamatan Beji terdapat arsip berupa Akta Jual Beli (AJB) yang akan dipindahkan dan dititipkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah untuk pemeliharaan serta pengamanan arsip jangka panjang. Sedangkan dari Dinas Kesehatan terdapat arsip SPJ keuangan Unit Pelaksana Distribusi (UPD) Farmasi tahun 2008 yang direncanakan untuk dimusnahkan sesuai jadwal retensi arsip.
Yulia juga menuturkan, sebelum proses serah terima dilakukan, Diskarpus Kota Depok telah menggelar rapat koordinasi dan sosialisasi mengenai pemindahan serta rencana pemusnahan arsip pada 12 Mei 2026. Kegiatan tersebut bertujuan memastikan seluruh perangkat daerah memahami prosedur penyusutan arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
“Hari ini merupakan tindak lanjut dari koordinasi yang telah dilakukan sebelumnya. Secara simbolis dilakukan penandatanganan berita acara baik untuk pemindahan arsip maupun arsip yang akan dimusnahkan,” tuturnya.
Menurutnya, pemindahan arsip inaktif dari perangkat daerah ke Lembaga Kearsipan Daerah dilakukan terhadap arsip yang memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA) minimal 10 tahun atau lebih. Langkah ini bertujuan menjaga keberlangsungan arsip vital yang masih memiliki nilai guna administratif, hukum, maupun historis.
“Pemindahan arsip inaktif ke Lembaga Kearsipan Daerah merupakan bagian dari proses penyusutan arsip melalui pengurangan arsip di unit pencipta sesuai kaidah dan standar kearsipan. Salah satu contohnya adalah Akta Jual Beli yang dimiliki Kecamatan Beji karena memiliki masa simpan yang panjang dan nilai penting bagi pemerintah maupun masyarakat,” ungkapnya.
Dirinya menambahkan, kegiatan penyusutan arsip menjadi solusi atas keterbatasan ruang penyimpanan yang masih dihadapi sejumlah perangkat daerah. Banyak instansi pemerintah yang belum memiliki ruang arsip sesuai standar sehingga pemindahan arsip inaktif menjadi langkah strategis untuk menciptakan pengelolaan arsip yang lebih tertib.
“Melalui penyusutan arsip, perangkat daerah dapat lebih fokus mengelola arsip aktif yang masih digunakan sehari-hari. Di sisi lain, arsip yang bernilai penting tetap terpelihara dengan baik di lembaga kearsipan,” terangnya.
Selain meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen, pemindahan arsip juga diharapkan dapat memperkuat aksesibilitas dan kemudahan temu balik arsip ketika dibutuhkan oleh instansi maupun masyarakat.
“Tujuan lainnya adalah meningkatkan aksesibilitas penggunaan arsip sehingga proses pencarian dokumen menjadi lebih cepat dan efektif. Arsip yang tersimpan dengan baik juga akan lebih mudah ditemukan ketika diperlukan,” katanya.
Ia menegaskan, pemeliharaan arsip di Lembaga Kearsipan Daerah juga menjadi bagian penting dalam upaya pelestarian memori kolektif daerah. Arsip yang memiliki nilai sejarah dan memenuhi kriteria arsip statis nantinya dapat diselamatkan sebagai bagian dari khazanah sejarah Kota Depok.
“Ketika dalam proses identifikasi ditemukan arsip yang memiliki nilai sejarah, arsip tersebut akan diproses menjadi arsip statis dan dipelihara oleh Lembaga Kearsipan Daerah. Ini penting untuk menjaga memori dan perjalanan pembangunan Kota Depok bagi generasi mendatang,” pungkasnya. (MFR/Debar)
